كيف تؤسس سيستم لأقسام شركتك يجعل عجلة البيع والعجلة الإنتاجية تتم بسهولة ومرونة أكبر، ما هي فوائد السيستم؟ كيفية تطبيقه على شركتك مهما كان حجمها سواء كانت شركة تُدار أوفلاين أو أونلاين.
السيستم هو عملية ربط بين جميع أقسام الشركة، تجعل العمل يتم بتناغم أكبر، ويزيد من إنتاجية الشركة وإستمرار العمل بالشكل الصحيح، ويقلل من الخطأ البشري قدر الإمكان.
فوائد السيستم System benefits
ما هي فوائد السيستم؟
القدرة على التطوير وتحقيق المزيد من النجاحات
يجعل السيستم من نظام العمل أسلوباً قابل للتكرار والإستمرارية ، مما يتيح لك الإستمرار في تطوير نجاح المنتج أو الخدمة التى تقدمها، كذلك يجعلك لا تعتمد على أسلوب الفرد الواحد أو الموظف الواحد كبعض الشركات التى إذا إستقال منها موظف كفء تنهار الشركة وهذا من أكبر مخاطر عدم تطبيق سيستم بشركتك.
يتيح لك السيستم أيضا تحديد المهام والأدوار لكل موظف مما يسهل تنظيم العملية التشغيلية وتقييم كل موظف على حدوة، كذلك تقليل نسبة الخطأ قدر الإمكان.
رضا العملاء وتقديم خدمة أفضل لهم
بتطبيق سيستم ونظام قوي يمكنك أن تكشتف أي مشكلة أو شكوى من عميل وحلها وإصلاحها بسهولة، كذلك تقديم خدمة أفضل للعميل وذلك من خلال نظام قوى في إدارة علاقات العملاء يشمل الأقسام الآتية:
- قسم خدمة العملاء
- قسم علاقات العملاء
- قسم الشكاوي والمقترحات
التطوير من كفاءة وآداء الموظفين
من مزايا تأسيس سيستم بشركتك هو إتاحة وقت للتطوير وتدريب الموظفين، وسيؤثر ذلك بالتأكيد على جودة وكفاءة الخدمة التى تقدمها.
تقليل نسبة الخسائر
بسبب وجود سيستم قوي سيؤدي ذلك إلى التقليل من الأخطاء بشركتك وبالتالي تقليل الخسائر الناتجة عن هذه الأخطاء وعدم إهدار موارد الشركة.
عيوب التطبيق الخاطئ Wrong system
احذر التطبيق الخاطئ للسيستم بشركتك
احذر أن يكون النظام جامداً ولا يقبل التغيير
عند إنشاء نظام وسيستم لشركتك يجب أن تضع بالإعتبار التغيرات المستقبلية في شركتك والتوسعات المحتملة والتغيرات في المنتجات والخدمات التى تقدمها.
احذر أن يكون النظام ذات تكلفة مرتفعة أو رخيص وذات جودة رديئة
من الخطر جدا على استمرارية شركتك أن يكون النظام المستخدم فيها ذات تكلفة عالية جدا مما يسبب في عدم تحمل التكلفة المادية الخاصة به ويترتب على ذلك فشل الشركة في تطبيق النظام والتخلي عنه وتصل في بعض الأحيان إلى غلق وفشل الشركة بالكامل، أو الحصول على سيستم رخيص الثمن وذات جودة رديئة ولا يؤدي المهام المطلوبة وتكون حينها دفعت مبلغ من قليل المال بقصد التوفير ولكن قد يتسبب هذا في عدم تحقيق المهمام المطلوبة ودفع مال بدون فائدة وتحمل المزيد من الخسائر.
دفترة نظام ERP متكامل
احذر أن يكون النظام المستخدم صعباً على الموظفين.
إحدى عيوب الإستخدام الخاطىء للأنظمة في الشركات أن يستخدم مدير الشركة نظام معقدا وصعبا للغاية مما يعيق سلاسة العملية البيعية والتشغيلية، كذلك طول يتسبب في طول مدة العمل التشغيلية في تقديم الخدمة أو المنتج على سبيل المثال وبالتالي عدم الإستطاعة في تنفيذ طلبات أكبر.
ما هو نظام تشغيل العمل BOS
نظام تشغيل العمل Bussines operating system
هو الطريقة التشغيلية الفريدة المخصصة لشركتك لإدارة المهام والوصول إلى الأهداف، يُعد نظام تشغيل العمل Business operating system هو أسلوب الشركة في التعامل مع العملاء، وكيفية إدارة العمل، ويتم ذلك بتطبيق أكثر الطرق فاعلية، وتتعامل الأنظمة مع الأسئلة “لماذا” (المخذى من هذا العمل)، “وما” (الأهداف الناتجة عن هذا العمل)، و”كيف” (الأساليب المستخدمة للقيام بذلك العمل).
دراسة حالة لأكثر الشركات تطبيقا للسيستم
ماكدونالز Macdoland’s
الأنظمة التى تتبعها ماكدونالز من أقوى أنظمة التشغيل في العالم ومن ضمن الأسلوب الذين يتبعوه على سبيل المثال (طريقة إستقبال الطلب) وهو مثال لأفضل أنظمة التشغيل، فعندما تطلب أوردر يتلقى منك الموظف تفاصيل طلبك، ثم يسرد عليك تفاصيل الطلب مرة ثانية للتأكد من عدم نسيان أي شىء وعدم وجود شىء غير واضح، ثم تستلم رقم تحصل به على طلبك بمجرد ظهور الرقم على الشاشة.
مميزات هذا النظام:
- يستطيع أي موظف سواء تم توظيفه مؤخرا أو تم توظيفه سابقا أن ينفذ ذلك النظام مهما كانت درجة إستعابه.
- الموظف يقوم بتنفيذه بسهوله.
- يعزز الثقة بين العميل والشركة.
- التقليل من الخسائر وتجنب إهدار موارد الشركة.
- تطبيق ذلك النظام سهل ولا يحتاج إلى الكثير من الوقت.
الفهم الخاطئ للسيستم Wrong BOS
إختصاص نظام الـ BOS الصحيح في الشركات
| دور نظام الـ BOS الصحيح | المفهوم الخاطئ لنظام الـ BOS |
|---|---|
| يستخدم في جميع أقسام الشركة | أن يستخدم فقط في عملية التصنيع والتشغيل فقط |
| يدخل جميع الموظفين في تلك المنظومة | يستخدم في قسم Quality فقط دون الأقسام الأخرى |
| يركز النظام على رضاء العملاء | يركز على الحلول السريعة اللحظية فقط |
| يساعد جميع أفراد الشركة على حل المشكلات | يتعامل مع المشاكل بعد حدوثها فقط |
| يحدد مهام ووظائف كل فرد في الشركة | تحكم جامداً في آداء العاملين ومعاقبتهم |
عناصر النظام BOS elements
مكونات نظام الـ BOS وكيفية إنشاءه داخل الشركة
يتكون نظام تشغيل البيزنس BOS من العناصر الآتية:
- مراحل العمل (العمليات).
- أسلوب العمل (الأنظمة).
- الأدوار الوظيفية.
- المهارات اللازمة.
- هيكلة الشركة.
مراحل العمل (العمليات)
يجب أن تكون مراحل العمل لكل عملية تشغيلية واضحة ومحددة لكل أفراد الشركة، وذلك لتجنب عوامل الخطورة العالية في حالة أن مراحل العمل وعمليات التشغيل مازالت تحت التطوير وذلك لتجنب الوقوع في ظروف إقتصادية صعبة بسبب عدم وضوح شكل العمليات للموظفين والعاملين بالشركة، فمن المهم أن تتحلى كل عملية أو مرحلة من مراحل العمل بالمواصفات التالية:
- أن تكون كل مرحلة من مراحل العمل واضحة.
- أن تكون هذه العملية أو المرحلة شىء يُطلب بإستمرار ويتكرر.
- أن يتم توثيقها وكتابة ملاحظات عنها.
- أن يكون من السهل الوصول إليها.
- يجب أن يتم تدعيمها بأدوات كأدوات وأنظمة CRM ، وأنظمة ERP
دفترة نظام ERP متكامل
أسلوب العمل (الأنظمة)
أسلوب العمل هو النظام المتبع داخل كل قسم في الشركة ويتفرع منه نوعان:
- نظام ثابت لا يمكن تغييره مثل: نظام الـ HR، نظام رواتب الموظفين.
- نظام مرن يمكن تغييره حسب طبيعة كل قسم: نظام معايير التقييم لكل قسم، نظام معايير إختيار موظفين كل قسم.
الأدوار الوظيفية
من أهم عناصر النظام، حيث يمثل تحديا ضخم للسيطرة عليه، فتأسيس نظام قوي يحتاج إنضباط كبير في تنفيذ الأدوار بالشكل السليم، كذلك يجب أن يكون كل دور محدد بشكل واضح جدا ومكتوب، ومُجرد من إرتباطه بأي شخص، وحاول أن تبتعد عن أسلوب One Man show بأن تعتمد على موظف واحد يقوم بمهام متعدد فإذا ترك العمل لأي ظرف من الظروف تنهار الشركة!
مهارات العمل
ترتبط هذه الخطوة بالخطوة السابقة وهي اختيار المهارات اللازمة لكل دور، وتتطلب هذه الخطوة تريث وتحليل للمهارات الملائمة لطبيعة شركتك وليس بالضرورة أن تختار الموظفين ذوات المهارات الأفضل والأعلى في السوق بشكل مطلق، لأنه من الجائز أن تعين موظف كان يعمل في شركة كبيرة في السابق ولكن طبيعة العمل في شركتك غير ملائمة مع مهاراته فيحدث اختلاف بينه وبين الفريق كذلك لا يستطيع القيام بدوره بالشكل الأمثل، لذا فالعنصر الأساسي والمهم عند تحديد مهارات العمل هو الجدارة أو الملائمة Competence بأن يكون هذا الشخص جدير وملائم لهذا الدور.
هيكل الشركة
الهيكل التنظيمي للشركة ليس من الضروري أن يتم بناءه بعد تخطي عدد العاملين بالشركة لـ 50 فرد مثلا، بل من الجيد أن تقوم بتصميمه مبكرا قبل الإحتياج إليه، ثم تبدأ بتطويره شيئا فشيئا. وتأتي هذه الخطوة آخر مرحلة بعد القيام بتنفيذ الخطوات السابقة على أكمل وجه.
كيفية تطبيق السيستم How to
كيف تطبق السيستم على أقسام شركتك
1. حدد هدفك
حدد أهدافك مثل تقديم خدمة جيدة للعملاء في وقت أسرع، تقديم سعر مناسب، ويجب أن يكون الهدف مناسب مع رؤية الشركة، كذلك يكون الهدف منطقى وواقعي وقابل للتحقيق، حاول ألا تضع الكثير من الأهداف للتركيز على أهداف واقعية قابلة للتحقيق.
2. راجع العقبات
- راجع العقبات التى تواجه شركتك وتسبب لك الفوضى وعدم النظام، وقم بكتابه وصف لهذه العقبات بكل دقه.
- حدد مهامك اليومية وابحث عن أفكار وطرق لإنجازها بشكل أفضل وبطرق أكثر توفيراً.
- ابحث عن مسببات المشاكل والتحديات وإذا وجدت أن سبب هذه المشاكل مشاكل أخرى أستمر في البحث حتى تجد المشكلة الرئيسية.
3. حدد خطوات ومهام واضحة
بعد دراسة الأهداف الخاصة بشركتك والتحديات التى تواجها تأتي خطوة تحديد المهام للوصول لتلك الأهداف، فيجب أن تكون مهامك وخطواتك واقعية وواضحة وقابلة للتنفيذ، فمثلا لا يمكن أن تقوم بعمل سيستم POS يسجل أسماء وبيانات العملاء لسوبر ماركت أو مركز تصوير مستندات وهم فقط يشتروا قطعة ثمنها 3 جنيهات مما يستنذف ذلك الكثير من الوقت والجهد بدون فائدة.
4. عظم الإستفادة وقلل التكاليف
بعد تحديد المهام والخطوات، وقمت بتجربتها وألغيت المهام والخطوات الغير مهمه، فكر بعدها في البحث عن كيفية التعظيم من الإستفادة من تلك المهام، وفكر أيضا في طريق التقليق من تكلفة عمل كل مهمة.
فمثلا يمكنك التفكير في طريقة عملية جيدة لإستلام شحنات المشتريات وكذلك كيفية تسليم شحنات الطلبات التى ترسلها للعميل، فيمكنك تحضير طلبات الشراء التى تريدها مرة واحدة قبلها بيوم سابق ليستطيع المندوب شراءها من أماكن قريبه في نفس المنطقة، كذلك الشحنات المرسلة للعملاء إذا قمت بتحضير الطلبات مسبقا وتقسيمها كمناظق جغرافية سيقلل ذلك كثيرا من تكلفة الشحن والنقل.
5. قم بالمراجعة دائما
بعد القيام بالخطوات الأربعة السابقة الآن يتوجب عليك مراجعتها وتحليلها جيدا وتبحث عن أي خلل أو عيب وتسمع أيضا الملاحظات من المستخدمين لذلك السيستمـ وتشارك ملاحظاتك مع فريق إدراتك لتسمع أرائهم أيضا.
6. الرقابة
سيستم بدون رقابة كسفينه بدون قبطان، يجب عليك مراقبة مسيرة السيستم وكيف يتم تطبيقه ومراقبة الخطوات المتبعه لضمان نجاحه وتطويره.
7. التقييم
بعد مرور 60 يوم أو أكثر على تطبيق النظام الذي أنشأته، يمكنك حينها أن تحلل النتائج التى تحققت من النظام وتراجعها جيدا وترى ما هي الخطوات والعناصر التى يمكن تعديلها أو تضيفها أو تحذفها.
نرشح لك هذا البرنامج لمساعدتك على تنفيذ نظام شركة قوي
دفترة نظام ERP متكامل
شرح كامل للبرنامج Tutorial
شرح كامل لبرنامج يساعدك على إدارة أقسام شركتك
يمكنك مشاهدة شرح كامل لهذا البرنامج بهذه المقالة
